Syndicat de copropriété : comment résilier un contrat avec un gestionnaire ?
Vous avez engagé un gestionnaire depuis un certain temps, il ne fait pas le travail ou les suivis correctement malgré plusieurs rappels et discussions ? Vous n’avez pas à endurer cette situation dans votre syndicat de copropriété. Mettre un terme à un contrat de gestion peut sembler intimidant ou risqué, mais sachez qu’il est toujours possible de le faire et que vous avez des droits en ce sens.
La réponse courte
Si votre gestionnaire ne fait pas le travail prévu dans le contrat et que, malgré des rappels et discussions, la situation ne se règle pas, vous pouvez résilier l’entente à tout moment, même si votre contrat prévoit des conditions et préavis. Cependant, il est important de considérer plusieurs points importants et de consulter votre avocat avant de prendre action.
La réponse longue
Lorsque vous signez un contrat au Québec pour votre syndicat de copropriété, il est entendu que les deux parties doivent s’efforcer de respecter l’entente. Normalement, dans la situation où un syndicat engage un gestionnaire, celui-ci devrait s’occuper de tous les aspects de votre syndicat de copropriété, après tout, vous (votre syndicat) payez cette entreprise afin de vous libérer de tout ce travail.
Comme vos autres copropriétaires, vous voulez profiter de votre condo et vous voulez vous concentrer sur votre travail personnel.
Avec un gestionnaire en place, le travail du conseil d’administration devrait être réduit aux éléments suivants :
Être à l’écoute de vos résidents et participer à la communication avec ceux-ci
Faire des demandes au gestionnaire pour le syndicat
Approuver les demandes, initiatives, suggestions ou communications venant du gestionnaire
Participer aux réunions du CA et à l’AGA
Bien sûr, les points ci-dessus peuvent varier selon votre Déclaration, les détails du contrat avec votre gestionnaire et également votre volonté de s’impliquer. Mais en pratique, dans le cas où le gestionnaire fait le travail correctement, le travail du CA ne devrait pas être prenant. Le gestionnaire devrait être là pour faire tout le travail et simplement rapporter les décisions et informations au CA.
Sur le terrain, nous n’observons pas toujours cette situation. Il est malheureusement très fréquent que les membres du CA doivent intervenir, car leur gestionnaire ne fait pas le travail convenablement, par rapport à ce qui a été établi dans le contrat. Bien sûr, il peut y avoir des situations où on doit simplement communiquer une insatisfaction sur des manquements, il est normal qu’un oubli arrive.
Cependant, si les manquements perdurent pendant des mois, et que votre confiance envers votre gestionnaire est affectée, vous devez savoir que vous n’êtes jamais réellement pris avec eux, même si votre contrat indique un préavis de plusieurs mois ou même si vous venez tout juste de renouveler votre contrat. Le Code civil du Québec prévoit que votre syndicat peut entièrement mettre fin à un contrat (résilier), même en cours de réalisation, par l’article 2125.
Un excellent résumé de cette loi est disponible sur le site de la Société québécoise d'information juridique (SOQUIJ) : La résiliation unilatérale du contrat de service ou d’entreprise
Résilier un contrat de service peut sembler intimidant ou même risqué, après tout, les membres du CA ne sont normalement pas des experts sur les sujets contractuels et légaux, mais en réalité, nous sommes d’avis que ce phénomène est une idée préconçue et mérite d’être vulgarisé et décomplexé. Vous et votre syndicat êtes le client dans votre relation avec le gestionnaire. Vous êtes en contrôle et vous payez pour des services. Vous avez entièrement le droit d’évaluer et remettre en question tous les aspects des services qui vous sont rendus.
(À VENIR) À ce sujet, nous vous invitons à lire les articles suivants : Avez-vous un bon gestionnaire de copropriété ? et Syndicat de copropriété : comment évaluer les contrats des gestionnaires ?
Si vous avez des doutes sur votre gestionnaire, vous devriez aller chercher conseil auprès de professionnels et de vos pairs, et s’il s’avère que vous ne voulez plus des services de votre gestionnaire actuel, vous devriez connaitre vos options.
Nous avons accompagné plusieurs syndicats dans cette transition et avons compilé une séquence qui pourrait vous aider dans le processus.
Résilier un contrat de gestion de syndicat de copropriété en 6 étapes
Étape 1 : Trouver un avocat pour représenter votre syndicat
En tant qu’administrateur de syndicat de copropriété, vous n’êtes pas un expert légal dans l’interprétation du Code Civil ou même de votre Déclaration de copropriété et vous devriez toujours avoir un avocat disponible pour répondre à vos interrogations. Aller chercher des conseils de professionnels est la bonne chose à faire pour que vous (et votre CA) puissiez prendre des décisions éclairées. Bien sûr, il y a des honoraires à assumer pour consulter un avocat, mais subir les mauvaises décisions d’un gestionnaire pourraient coûter beaucoup plus cher à court et long terme que d’agir pour corriger la situation.
Étape 2 : Relisez votre contrat de gestion et assurez-vous de bien comprendre ce qui a été entendu et signé
Si vous avez un doute sur l’interprétation du contrat, consultez votre avocat.
Étape 3 : Documenter et communiquer les manquements à votre gestionnaire
Les contrats de service ont normalement des clauses et conditions pour la résiliation. En général, il est attendu que vous donniez une chance à votre gestionnaire de corriger les manquements dans un délai raisonnable. Rédigez un courriel de la part de votre CA, avec une liste des manquements, mentionner également les articles du contrat. Il est important de faire cette étape par écrit, donc par email, afin de laisser une trace cette communication importante.
Étape 4 : Dans le cas où la situation ne s’améliore pas, demander à votre avocat de rédiger une lettre de résiliation
Votre avocat évaluera la situation, le contrat, vos communications au sujet des manquements et pourra vous assister dans la rédaction d’une lettre de résiliation.
Étape 5 : Avant l’envoi de la résiliation, faites une sauvegarde de vos accès, documents, comptabilité et autres documents (le plan B)
Malheureusement, nous avons été témoins à plusieurs reprises de situations où les gestionnaires retiennent illégalement les informations, accès et documents de syndicats, suite à la réception d’une résiliation. En règle générale, vous devriez toujours avoir pleinement accès à toutes les informations, registres, comptes, clefs de votre syndicat, si ce n’est pas le cas, il est important de prendre action et d’obtenir plein accès sur tous ces éléments avant de poursuivre.
Étape 6 : Envoi de la résiliation et transition
Ayant en main une copie de vos documents, registres et autres éléments appartenant au syndicat, vous êtes prêt à envoyer la résiliation. Votre avocat vous guidera sur les détails de l’envoi et sur les actions que vous pouvez prendre par la suite (par exemple, enlever les accès au gestionnaire à vos documents et registres, paiement proportionnel de la dernière facture, etc.). La transition suite à la résiliation est normalement quelque chose qui est géré par le nouveau gestionnaire.
En conclusion
Vous êtes le client
Si vous n’êtes pas satisfaits des services rendus par votre gestionnaire, rappelez-vous que vous (sur le CA) êtes le client, vous payez des frais pour les services de votre gestionnaire. Vous êtes en contrôle de votre syndicat. Votre gestionnaire devrait être un partenaire de confiance dans la gestion de votre immeuble. Si c’est n’est plus le cas, vous devez prendre action.
N’attendez pas
Nous avons été témoins à maintes reprises de situations où les syndicats ont enduré trop longtemps des manquements de leur gestionnaire et se sont retrouvés avec des situations fâcheuses et coûteuses.
Soyez bien conseillé
Un avocat spécialisé en copropriété peut vous aider à évaluer toutes situations que vous ne trouvez pas normales.
Nous approchons la gestion de copropriété avec le plus grand sens de responsabilité, de transparence et d’éthique, vous pouvez nous contacter pour toutes questions en lien avec votre gestionnaire actuel ou votre syndicat.
Références
« La résiliation unilatérale du contrat de service ou d’entreprise », Société québécoise d'information juridique (SOQUIJ), par Emmanuelle Faulkner, https://blogue.soquij.qc.ca/2014/09/26/resiliation-unilaterale-du-contrat-service-dentreprise/#:~:text=Ainsi%2C%20conform%C3%A9ment%20%C3%A0%20l'article,en%20demeure%20n'est%20requise
« Article 2125 », Code civil du Québec, https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/CCQ-1991?langCont=fr#se:2125
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